Excel-Liste
Fristen ändern sich – die „aktuelle“ Version liegt selten für alle vor.
FÜR KLEINE IMMOBILIENVERWALTUNGEN
Technische Fristen und Nachweiseendlich monatlich im Griff.
Für kleine Immobilienverwaltungen, die technische Nachweise, Fälligkeiten und Dienstleister heute über Excel, E-Mail und Ordner jonglieren. Servestates bündelt Ihre Unterlagen pro Liegenschaft – damit Sie jeden Monat sehen, was fällig ist, was fehlt und wer nachfasst.
Setup Sprint in 7 Tagen · bis 10 Liegenschaften · strukturiert, nicht ersetzend
Monatsübersicht
Technische Prioritäten
4
überfällig
6
bald fällig
3
Nachweise fehlen
2
Dienstleister offen
Fristenliste
nach DringlichkeitAufzug Sicherheitskontrolle
Basel · Claraplatz 3 · 30.04.2026
Feuerlöscher Nachweis
Zürich · Seefeldstrasse 18 · 15.06.2026
Heizungsservice bestätigen
Winterthur · Marktgasse 7 · 02.07.2026
Monatsreport Preview
Offene Nachweise
3Kritische Fristen
4Dienstleister-Rückfragen
2Nächster Schritt
Dienstleister-Rückfrage für Lift Partner AG
Zuständig: Leitung Technik · Status offen
4 überfällig
Problem
Excel, E-Mail und Ordner erzeugen jeden Monat Sucharbeit.
Fristen stehen in Tabellen, Nachweise in Anhängen, Rückfragen bei Dienstleistern versanden im Postfach. Der monatliche Überblick fehlt – nicht weil nichts passiert, sondern weil nichts an einem Ort zusammenläuft.
Verteilt
Viele Quellen, kein Monatsbild
E-Mail-Anhang
Der Nachweis ist da, aber ohne klaren Objekt- und Statusbezug.
Ordner
Unterlagen nach Jahr statt nach Liegenschaft – Suchen statt Entscheiden.
Dienstleister-PDF
Bericht eingegangen, Nachfassung nicht nachverfolgt.
Unklare Fälligkeit
Termin bekannt, Zuständigkeit und nächster Schritt unklar.
Strukturiert
Eine gemeinsame Arbeitsgrundlage
Liegenschaft
01Jedes Objekt mit Adresse und technischem Kontext – die Basis für alles Weitere.
Nachweis
02Dokumente liegen beim richtigen Objekt, nicht irgendwo in der Ablage.
Status
03Fälligkeiten und Lücken sind eindeutig eingeordnet, nicht nur notiert.
Aktion
04Zuständigkeit und nächster Schritt sind pro Thema festgehalten.
Übergabe
05Das Team startet den Monat mit einer gemeinsamen, sortierten Grundlage.
Vorher / Mit Servestates
Vom Suchen zur priorisierten Monatsliste
Dieselben Informationen – aber objekt- und monatsbezogen. So erkennen Teams Status, nächste Schritte und Prioritäten schneller, ohne eine fachliche Prüfung zu ersetzen.
Vorher
Viel liegt irgendwo – wenig ist sofort entscheidbar.
Fristen in verstreuten Listen
Status offenPriorität unklar
Zuständigkeiten unklar
Status offenPriorität unklar
Dienstleister-Rückfragen ohne Spur
Status offenPriorität unklar
keine gemeinsame Monatspriorität
Status offenPriorität unklar
wird zu
Mit Servestates
Gleiche Informationen, geordnet nach Objekt und Monat.
strukturierte Objektakte
Objekt im Monatskontext sichtbar
eingeordnetnächste Aktion
klare Statuslogik
Status im Monatskontext sichtbar
eingeordnetnächste Aktion
priorisierte Fristenliste
Priorität im Monatskontext sichtbar
eingeordnetnächste Aktion
Dienstleister-Nachfassungen
Provider im Monatskontext sichtbar
eingeordnetnächste Aktion
Monatsübersicht
Monat im Monatskontext sichtbar
eingeordnetnächste Aktion
Ergebnis nach 7 Tagen
Nach 7 Tagen: eine belastbare Monatsbasis
Der Setup Sprint liefert eine objektbezogene Arbeitsgrundlage – kurz, entscheidungsreif und auf Ihre nächsten Monatsschritte ausgerichtet.
Objektübersicht
Alle Startobjekte mit Adresse und Kontext – ohne Umwege über Ordner.
Technische Bereiche
Kategorien pro Liegenschaft – damit Fristen und Nachweise einen Platz haben.
Vorhandene Nachweise
Bestehende Belege sind auffindbar und dem richtigen Objekt zugeordnet.
Fehlende Nachweise
Lücken sind sichtbar, bevor sie im Alltag untergehen.
Nächste Fälligkeiten
Anstehende Termine als priorisierte Liste – nicht als verstreute Hinweise.
Zuständige Dienstleister
Wer nachfasst, ist pro Thema festgehalten.
Übergabenotiz
Annahmen und Quellen sind für das Team nachvollziehbar.
Arbeitsliste
Offene Schritte mit Verantwortung – Startpunkt für den Monatsbetrieb.
Workflow Timeline
So läuft der Setup Sprint in 7 Tagen
In fünf Schritten aus Ihren Unterlagen zur ersten Monatsübersicht. Wir strukturieren bereitgestellte Informationen – ohne Rechtsberatung oder technische Prüfung zu ersetzen.
01
Ausgangslage verstehen
Tabellen, Mails und Ordner – wir sichten, was Sie heute vorliegen haben.
02
10 Liegenschaften anlegen
Objektstruktur mit Adresse und technischem Kontext für den Startbestand.
03
Nachweise zuordnen
Dokumente und Dienstleister werden den passenden Liegenschaften zugewiesen.
04
Fristen und Lücken markieren
Bekannte Termine und offene Punkte werden sichtbar – ohne fachliche Prüfung.
05
Monatsbasis übergeben
Übersicht, Arbeitsliste und klare Grenzen der Strukturierung für Ihr Team.
Produktdemo
So entscheiden Sie im Monat
Fällige Fristen, fehlende Nachweise und offene Dienstleisterthemen in einer Ansicht – priorisiert, zuständig und mit klarem nächsten Schritt.
servestates.app/monatsuebersicht
Demo-DatenJuni 2026 · Monatssteuerung
Prioritäten für technische Fristen und Nachweise
Monatsreport bereit
4
fällig
müssen priorisiert werden
6
bald fällig
im nächsten Monatsfenster
3
Nachweise fehlen
für bekannte Vorgänge
2
Dienstleister offen
brauchen Nachfassung
Priorisierte Fristenliste
Nach Dringlichkeit sortiert, mit Zuständigkeit und nächstem Schritt.
Lift Sicherheitskontrolle überfällig
Zürich · Seefeldstrasse 18 · seit 30.04.2026
Verantwortung: Leitung Technik
Nächster Schritt: Prüftermin bestätigen und Protokoll anfordern
Feuerlöscher Kontrolle bald fällig
Winterthur · Marktgasse 7 · bis 12.06.2026
Verantwortung: Objektbetreuung
Nächster Schritt: Servicefenster mit Anbieter abstimmen
Sicherheitsnachweis Elektro fehlt
Basel · Claraplatz 3 · Nachweis offen
Verantwortung: Bewirtschaftung
Nächster Schritt: Dokument bei Elektro Meier nachfordern
Brandschutzplan erhalten
Bern · Altstadt 12 · eingegangen 28.05.2026
Verantwortung: Backoffice
Nächster Schritt: Ablage prüfen und Monatsreport ergänzen
Angebot
Zuerst Ordnung schaffen, dann monatlich pflegen
Der Setup Sprint ist Ihr strukturierter Einstieg. Der Monatsbetrieb hält Fristen, Nachweise und Dienstleisterthemen laufend aktuell.
Ihr Einstieg
Setup Sprint 10
Einmaliger Setup Sprint
490–790 CHF
In sieben Tagen strukturieren wir bis zu 10 Liegenschaften, ordnen Nachweise zu, markieren Lücken und liefern Ihre erste Monatsübersicht – die Basis für den laufenden Betrieb.
- bis 10 Liegenschaften strukturieren
- technische Bereiche und Dienstleister erfassen
- vorhandene und fehlende Nachweise zuordnen
- erste priorisierte Fristenliste
- erste Monatsübersicht
- Übergabe offener Punkte ans Team
Ohne geordnete Startdaten bleibt jeder Monatsbetrieb reaktiv. Der Sprint macht bekannte Informationen entscheidbar – Lücken inklusive.
Nach dem Setup
Monatlicher Betrieb
Laufende Pflege
ab 149 CHF / Monat
Monat für Monat pflegen wir Fristen, Nachweise, Dienstleisterthemen und den Monatsbericht – damit Ihre Übersicht aktuell bleibt und nicht wieder verstreut.
- monatliche Fristenübersicht pflegen
- Nachfassliste aktualisieren
- Dokumentenstatus nachführen
- Dienstleisterthemen verfolgen
- Monatsbericht vorbereiten
- bis ca. 25 Liegenschaften im Einstiegspaket
Für Teams, die nach dem Setup jeden Monat wissen wollen: was ist fällig, was fehlt, wer muss nachfassen.
Servestates ersetzt keine Rechtsberatung oder technische Prüfung. Es schafft eine strukturierte Arbeitsgrundlage auf Basis Ihrer Unterlagen.
Warum zuerst der Setup Sprint?
Der Setup Sprint ordnet Ihre Startunterlagen. Der Monatsbetrieb hält die Übersicht danach aktuell – mit Erinnerungen, Nachfasslisten und Monatsbericht.
Was Servestates ergänzt – und was nicht
Servestates ersetzt keine Rechtsberatung oder technische Prüfung. Es schafft eine strukturierte Arbeitsgrundlage auf Basis Ihrer Unterlagen.
- Keine Rechtsberatung
- Keine technische Abnahme oder Behördenentscheid
- Keine Immobilienverwaltung oder Buchhaltung
- Kein Ersatz für fachliche Vollständigkeitsprüfung
- Kein Massen-Scan alter Archive
- Keine individuellen Sonder-Workflows ausserhalb des Programms
Servestates strukturiert technische Fristen, Nachweise, Dokumente und Verantwortlichkeiten auf Basis der von Ihnen bereitgestellten Informationen. Technische und rechtliche Prüfung bleibt bei Fachpersonen, Dienstleistern und Behörden. Das Register reduziert organisatorisches Risiko durch klarere Übersicht, Statusverfolgung und Erinnerungen – ohne Vollständigkeit oder rechtliche Konformität zuzusichern.
Kontakt
Mini Audit anfragen
Beschreiben Sie kurz Ihre aktuelle Ablage- und Fristensituation. Wir melden uns mit einer Einschätzung, wie eine erste Monatsübersicht aussehen könnte.